Presentaciones de alto impacto

¿A quién no le gustaría presentar como un profesional? Tener ese poder de hablar en público, generar emociones, mover masas, o al menos, evitar esa impresión de ponente que improvisa sin éxito, que aburre, que apenas consigue nada de lo que pretende pese a las horas que dedica a preparar su presentación. Quieres ser más rápido y eficaz cuando preparas tus presentaciones, sin tener esa sensación de “¿por dónde empiezo” y la peor todavía “creo que me estoy dejando algo…”

En esta guía quiero plasmar algunos de los consejos más valiosos que recolecté de tres cursos con oradores diferentes, y con base en la guía de speakerslab, esto con el fin de que nos sirva de orientación para ordenar, organizar y potenciar nuestro trabajo expositivo.

Lo primero es que acá no vamos a hablar de tiempos de realización o ejecución, pues es un tema del que no podemos generalizar a la hora de temporizar, porque creo que, si cada presentación es un mundo, la vida de cada ponente es un universo.

Así que dedica a la preparación el tiempo que tú quieras (¡o puedas!). Está guía te ayudará a

que las horas, días o semanas que inviertas sean lo más eficientes posible.

Además, encontrarás un mapa de viaje y al final un check-list que puedes imprimir cada vez que te encarguen una presentación. Úsalo como herramienta y verás cómo facilita tu trabajo.

¡A prepararse!

Prepárate para el éxito

“Las improvisaciones son mejores cuando se las prepara.”

William Shakespeare

La fase más costosa en tiempo y esfuerzo, así como la habitualmente más olvidada, es la de la planificación. Preparar una presentación adecuadamente es la mejor herramienta para disminuir el miedo escénico y aumentar el éxito en la misma.

Los imprevistos pueden suceder, y suceden. Sin embargo, está en nuestras manos reducir

al mínimo la probabilidad de que ocurran, con una buena planificación.

Ya sabemos que, es imposible estipular un tiempo estándar. Pero sí podemos asegurar que cuanta más prevención más oportunidades de éxito. Dependiendo de tu nivel de exigencia, el tiempo destinado a la preparación nunca será suficiente o, en el mejor de los casos, será suficiente cuando tengas la absoluta certeza de que vas a arrasar.

Podemos distinguir tres fases en la planificación, cada una consecuencia de la anterior:

La primera tarea pasa por definir claramente el mensaje que ayudará a conseguir el objetivo. Es importante que ese mensaje sea concreto, simple y adaptado al tipo de audiencia en que queremos influir. Si usamos un lenguaje incomprensible para ella, o condensa demasiado contenido en pocos minutos, es muy fácil que el público desconecte.

¡Mantenlo simple!

Recuerda: escuchar no es lo mismo que leer. Por eso es preciso redactar un mensaje para

ser escuchado: directo y sencillo.

También debes tener en cuenta cuánta información deseas transmitir. Generalmente,

una presentación debería encerrar una idea principal y un par de secundarias que apoyen

a la principal. Todo debe girar en torno a esas ideas y recurrir a ellas continuamente

para que, al terminar, esas ideas sean conclusiones resonando en la cabeza de nuestros

oyentes.

Una vez, tengas claro el eje central de tu idea te tocará escribir el argumento de tu presentación.

Tras elaborar el contenido de tu presentación, prepara los recursos que te ayudarán a reforzar el mensaje para conseguir tu objetivo. Es vital que estos recursos no sean llamativos o incoherentes, o distraerán y alejarán a la audiencia de tu mensaje.

Son muchos los recursos a tener en cuenta y que pueden, en multitud de ocasiones, convertirse en claves del éxito o del fracaso de una idea por muy buena o mala que ésta sea.

Los recursos que un ponente puede y debe controlar a la hora de presentar empiezan por él mismo: su voz, sus movimientos, su mirada son algunos de ellos. Aunque otros elementos pueden mejorar considerablemente el impacto que la presentación ejercerá sobre el público, como el espacio, el tiempo, los elementos audiovisuales o la interacción con la gente.

Repasa todos estos recursos, incluido el PowerPoint, que no es el centro de tu presentación, sino un recurso más.

Finalmente, es fundamental la autoevaluación constante (crear videos es una buena idea) y además de eso, diseñar una herramienta que te permita evaluar la eficacia de la presentación y saber si generaste el impacto o reacción deseada. Sin una evaluación desaparece la posibilidad de medir la efectividad del proyecto, de mejorarlo o de corregirlo. Necesitamos un sistema que mida el retorno. No pierdas de vista esta parte de la presentación, porque hará que la siguiente vez sea mejor.

Si no evalúas tus resultados, nunca mejorarás en tus presentaciones.

Como los buenos viajeros, aprende a disfrutar de la planificación tanto o más que del propio viaje.

Sistematiza la acción

” Si tuviera ocho horas para talar un árbol, dedicaría seis a afilar el hacha.”

Abraham Lincoln

En el siguiente cuadro se resumen las acciones involucradas en la preparación de una presentación. Puede serte muy útil complementando la guía y como mapa de viaje.

A continuación, veremos en mayor profundidad el método a seguir para crear nuestras presentaciones. Éste es un orden, que resulta útil para no dejarnos detalles cuando nos enfrentamos a una presentación.

Sin embargo, cada uno es libre de adaptarlo a su manera de trabajar. Se trata de estar cómodo y trabajar con ganas para conseguir un resultado satisfactorio.

Los 21 pasos

” Antes que toda otra cosa la preparación es la clave del éxito.”

Alexander Graham Bell

1. Marca tu objetivo

Delimita claramente la finalidad del proyecto, qué esperas de tu audiencia, qué emociones o reacciones deseas obtener de los oyentes.

El objetivo nunca es que el orador quede bien, que el mensaje se entienda o que a la audiencia le guste tu presentación.

La presentación no es el fin en sí mismo, sino un instrumento de comunicación para conseguir algo. Ese algo debe determinarse imperiosamente antes de empezar a trabajar la charla.

El contenido, el formato, el tono, los medios complementarios, las documentaciones y todos los demás elementos deben estar alineados con el mismo objetivo con el fin de alcanzarlo.

¿Cómo sé si he hecho una presentación eficaz?

Cuando planteamos una presentación eficaz, como en cualquier otro proyecto, debemos establecer el objetivo de esa presentación.

Las finalidades que se persiguen con una exposición en público pueden ser muy variadas: enseñar, advertir, motivar, asustar, vender, convencer, divertir, hacer reflexionar… en cualquier caso es esencial tener un objetivo bien determinado.

Puede pasar que la intención de una presentación sea vender y nadie compre, que se pretenda enseñar y nadie aprenda o que se busque incentivar la cohesión del equipo y en cambio acabe generando competitividad entre los miembros. Puede pasar que sea aplaudido con fervor, que el público esté entusiasmado y el ego del ponente por las nubes. Pero en ningún caso consiguió su objetivo…

Por muy redonda que haya sido una presentación por su forma y contenido, si no consigue lo que pretendía, no podremos considerar que ha sido eficaz.

Nunca pierdas el objetivo de vista, ya que la consecución de éste es la clave para evaluar su éxito. Y sólo esta es la manera de aprender y mejorar.

2. Conoce tu audiencia

Ten en cuenta que la presentación es para ellos y como tal debe ser elaborada, salte del “Yo”. Date cuenta quien está en frente tuyo, piensa en que les gustaría a ellos, que emociones les generas, y busca responder la pregunta que todos nos hacemos cuando nos disponemos a escuchar a alguien ¿Qué gano yo con todo esto?

Recuerda, mensaje no es lo que el emisor dice, mensaje es lo que el receptor percibe.

Cuanto más los conozcas más fácil resultará ponerte en su piel para anticipar sus reacciones y adaptar tu mensaje.

Por un lado, averigua sus expectativas y motivos: por qué vienen, quién les convoca, qué saben de antemano, qué relación tienen con la institución a la que representas o en la que hospedas tu presentación.

También te ayudará conocer datos sobre ellos: sus edades, por qué vienen, en qué trabajan, cuáles son sus intereses, qué relaciones existen entre ellos, de dónde proceden.

Tu labor es tratar de obtener una radiografía lo más completa posible. Si alguien organiza el evento y cuenta contigo, esa persona puede ayudarte.

Sobre todo, recuerda que la mayor parte del pánico escénico reside en el miedo a lo desconocido, así que cuanto más averigües sobre quienes vienen, menos desconocidos serán.

3. Haz tu lista de ideas

Es la hora de recopilar información. Anota cuanto se cruce en tu cabeza que pudieras

incluir en tu presentación.

Piensa en aquello que puede serte útil: conceptos, vídeos, casos, anécdotas, ejemplos, preguntas, noticias, soluciones, datos, gráficos, factoides (datos curiosos).

Por ahora tu misión es acumular material —ya tendrás tiempo para filtrar más adelante—,

porque es difícil brillar cuando tu punto de partida son cuatro ideas dispersas que

apenas se tocan entre sí.

La genialidad surge mientras buceas entre un océano de ideas.

4. Agrúpalas en bloques

Probablemente hayas decidido recopilar todo lo importante o interesante, pero no siempre es lo necesario para conseguir tu objetivo. Lo primero que necesitas es detectar tus ideas principales.

En todo relato siempre hay unas ideas principales, íntimamente ligadas con el objetivo, y unas ideas secundarias con la función de apoyar, justificar y enriquecer las principales.

Te propongo un ejercicio para seleccionar tus ideas: piensa cómo agrupar toda la información reunida en bloques. Y para ello necesitas un ejercicio de mapa mental.

Agrupa tus ideas en tres, cuatro o cinco montones diferenciados. Piensa en la idea principal y las secundarias a la hora de construir los grupos.

Siéntete libre de trabajar descabelladamente con tus ideas durante este paso. ¡Es un momento creativo! Así que cuanto más flexible seas, conseguirás resultados más originales.

Intenta no tirar por la vía fácil, esa que desemboca en chascarrillos, argumentos y características que conoce todo el mundo y que a todo el mundo aburre. En cambio, anota los resultados más interesantes (por útiles o por llamativos) y sigue combinando las ideas un rato extra, incluso cuando creas que tienes en tu mano las ganadoras.

5. Localiza las ideas principales

Piensa en cuál es la idea principal de cada bloque, en cuál de esas ocurrencias engloba o resume al resto.

Quizás acabes con dos grupos, quizás tres, quizás muchos más. Marca la idea principal de cada grupo y habrás encontrado los bloques relevantes para tu presentación.

Ahora empecemos con las restricciones.

Hemos finiquitado la fase de echar a volar la imaginación y comienza la de concretar: independientemente de los bloques que obtuvieras, destaca solo un máximo de cuatro.

Si tienes más de cuatro bloques frena un instante y sigue analizando. Quizá podrías juntar

algunos grupos o quizá son poco esenciales y sería mejor eliminarlos.

Encomiéndate a este esfuerzo porque tu audiencia no podrá asimilar y retener demasiada información al transmitirla oralmente. Tu misión en este paso es asegurar que caben tus ideas principales en la poca información que puedes brindar a tu público. Por eso, la clave reside en que tus mensajes sean pocos y directos.

6. Estructura tu presentación

Para que tu audiencia digiera tu discurso tendrás que encontrar un hilo argumental que relacione las ideas principales entre sí. Si ellos encuentran el sentido aquello que les estás presentando, tu mensaje será fácilmente comprendido, retenido y recordado.

Piensa que tu audiencia carece de mando a distancia con el que pausar, avanzar o retroceder como cuando ve una película. Si se lo complicamos, perderá el hilo. Y eso no te interesa, ¿verdad?

Recuerda que tras tu presentación hay un objetivo a conseguir con tu audiencia. Una vez definidos tus dos, tres o cuatro bloques principales, analiza qué relación tienen entre ellos. Algunas relaciones clásicas son:

Situación/Problema/Solución/Acción es la Reina de las Estructuras, es la estructura retorica usada en los discursos más memorables de la historia (Abraham Lincoln en Gettysburg, J.F Kennedy en su discurso inaugural, Martin Luther King en Yo tengo un sueño, etc.)  un tipo de presentación infalible, pero si tu tema da para otra estructura, ¡adelante!

Todo cuanto sorprenda a la audiencia juega a tu favor.

7. Escribe la historia

Ya hemos establecido una estructura. Ahora viene lo más trabajoso y, sin embargo, lo que te creará más satisfacción.

¡Crea emociones!

 Elaborarás una historia. Será el texto que te acompañará en la presentación y captará la atención de tu público; tu herramienta para conseguir tu objetivo.

Recréate en la escritura de ese mensaje. Haz que esté íntimamente ligada a la solución de la situación crítica que hemos creado y debemos resolver, y refuérzalo en la conclusión.

Como la intención es esa, es mala idea comenzar presentando un producto para luego continuar explicando qué problemas soluciona.

Siempre es más efectivo presentar los problemas primero y acabar hablando de la solución presentando nuestro producto, por ejemplo.

¿Y cuántas páginas tienes que escribir? Una referencia en la que confiar es acercarse a las 100 palabras por minuto que dure tu presentación.

Trucos de storytelling para tus presentaciones

Las técnicas historias narrativas (o storytelling, que suena más de moda) se introducen poco a poco en la disciplina de hablar en público. Antes sólo los grandes oradores aprovechaban las posibilidades de una buena historia. Ahora, las empresas gradualmente también quieren añadir sal a sus presentaciones corporativas con esta herramienta.

Las compañías se empapan de información y quieren storytelling, pero por desconocimiento aún hay un velo de misticismo en este tema.

Para que veas que no es tan complicado como se cree, aquí hay algunas orientaciones:

Consejos para usar storytelling en tus presentaciones

• Da vida a tus personajes. No digas que un cliente se enfadó. Haz que tu público se ponga en la piel del cliente, interpreta su reacción y “dialoga” con él en escena. No subestimes el poder de las representaciones, son maneras estupendas de añadir dinamismo, crear impacto e incorporar toques de humor.

• Muestra tus vulnerabilidades. ¿Qué sería de Superman sin su kryptonita? Nos encantan los héroes imperfectos y tarados, la oscuridad de Batman le hace creíble. Atrévete a mostrar tus errores o fracasos del pasado, tus tropiezos. Te harás más humano y, en consecuencia, más cercano.

• Cuenta tu historia, no sueltes tu rollo. Un cuentacuentos sabe que lo importante no es llegar al final del cuento sin saltarse un párrafo, sino entretener, conmover y divertir a los niños que le escuchan. Y si eso implica improvisar o saltarse situaciones, lo va a hacer. Tu historia queda en el aire si tu público no la recoge. Céntrate en tu audiencia y se llevará tu relato a casa.

• Entabla una conversación. Tu historia, como todas, tiene preguntas sin responder, intrigas que tensan de pura atención, personajes con los que identificarse, decisiones difíciles y opciones que esperan ser tomadas. Haz que tu público participe: pregúntales directamente, aunque sepas que sólo responderán mentalmente, empújales a imaginar esta o aquella situación. Implícalos en tu narración.

• Ve al grano. La atención de la audiencia es limitada, y más en una presentación oral rodeada de estímulos. ¿Empezarás con una introducción? ¿Comentarás el índice de la charla? Nada más previsible y aburrido para tu audiencia. ¡Impáctales desde el minuto uno!
• ¡Sorprende! Se creativo y busca la forma de sorprender, una sorpresa bien calculada hará que tu mensaje cale más hondo, eso sí, esa sorpresa debe ser y/o parecer totalmente necesaria dentro del contenido que abarcas, pues de notarse artificial e inútil, lograrás los efectos contrarios.
• ¡Hazles reír¡ El humor potencia tus ideas sin importar lo serias que estas sean, eso sí, no improvises, pues hasta en el humor la preparación es imprescindible para que funcione!

• Se natural, no te sobreactúes, se tú mismo, se humilde y eso te ayudará a conectar.

• Utiliza metáforas y preguntas, eso hará que los mensajes calen mejor en tu audiencia, estimulará su imaginación, y les generará emociones. 

• Y, por último, ¡vívelo! Tu presentación debe proyectar tu entusiasmo. No es una comunicación y ya está. Esto va de exponerse, de contagiar emociones y provocar acciones. Si caes en la costumbre de hacer charlas en serie perderás carisma y motivación. Cada presentación debe ser una experiencia memorable para tu público y única para ti.

Aprovecha el poder del storytelling. Todos tenemos historias por contar. Encuentra la tuya, la de tu empresa, la de tu proyecto y compártela. Te sorprenderá lo increíble y fácil que es conectar con la gente, captar y mantener su atención y permanecer en su memoria… Si cuentas tu historia.

Las charlas TED suelen ser muy buenos ejemplos de storytelling

8. Añade una apertura y un cierre

La apertura es tu tarjeta de presentación y tiene el objetivo de conectar a la audiencia con el contenido de la presentación.

Algunas cosas que evitar durante una apertura son:

• Las auto-presentaciones (¡siempre es mejor ser presentado!).

• Los agradecimientos.

• Los mensajes de modestia (“me sorprende que haya tanta gente interesada en escucharme”, “espero hacerlo bien”).

• Enseñar las tripas de la presentación (“con el discurso de hoy pretendo…”, “montamos esta presentación para…”, “intentaremos transmitirles…”).

• Y las justificaciones (“me han dicho que tenía que hacerlo”, “me he preparado durante

muchos meses el tema” …).

La apertura deber ir al grano para conectar cuanto antes con el público, y cuanto más cerca esté el arranque del saludo mejor.

En el cierre los nervios son menos que al inicio, por eso se le otorga tanta importancia. Sin embargo, es completamente determinante, ya que un mal cierre puede arruinar la presentación.

El cierre siempre debe contener la conclusión con la que pretendes que la audiencia se marche. Si hubiera una ronda de preguntas, guárdate siempre la conclusión de tu presentación para el final.

Cierra con un “muchas gracias” o apóyate con la comunicación no verbal, pero nunca, nunca, digas “ya he terminado” o similares.

9. Ajusta tu ritmo leyendo en voz alta

Aquello de las 100 palabras por minuto es una orientación, una referencia. Pero solo cuando leas tu presentación en voz alta podrás obtener una estimación aproximada de cuánto durarás sobre el escenario.

Así pues, cronómetro en mano y ¡a leer!

Eso sí, no leas de cualquier manera. Lee en voz alta, como si tuvieras a tu audiencia delante. Eso te permitirá saber de entrada si tu charla es demasiado larga o corta.

Aunque es un buen indicador de partida, tampoco te lo tomes exactamente al pie de la letra. Durante la presentación no leerás nada (si acaso, el teleprompter a modo de apuntador) y, por supuesto, tampoco debes aprenderte tu discurso de memoria.

Pero este ejercicio te servirá para esclarecer si existen ideas o detalles sin cabida porque se comen el tiempo o, por el contrario, si resulta que te falta material y tu presentación se queda muy corta de duración.

10. Crea el contenido de tu Power-Point

Es demasiado habitual que la audiencia tenga que elegir entre leer la pantalla y escuchar al ponente. La mayoría de las personas son visuales y elegirán leer. Entonces el ponente pasa a ser un elemento secundario y se convierte en la banda sonora de aquello que el público está observando.

Si eso ocurre, el ponente deja de controlar la presentación para convertirse en un obstáculo que distrae a un público que trata de leer, tapando la pantalla o pasando de diapositiva antes de tener tiempo de leerla.

Para evitar esta situación, el PowerPoint debe usarse como apoyo visual para conceptos clave que refuerzan el discurso sin quitarte protagonismo.

El PowerPoint no debería ser, en ningún caso:

• El guion de la presentación. Éste, debe estar en tu ficha de ponente.

• El repositorio de datos. Podrían incluirse en la documentación.

• El lugar para los esquemas complejos. Cuanto más complejo sea, más explicación

necesitará y, al final, todo girará en torno a la pantalla.

11. Afina el diseño de las diapositivas

Si podemos expresar nuestra idea con una foto, una palabra o un símbolo… ¿Para qué añadir nada? El arquitecto Miles van der Rohe decía que “Menos es más”. Opta por su lema a medida que construyas tu PowerPoint.

• Restringe tus opciones: Escoge una o dos fuentes, un máximo de tres colores básicos y utiliza siempre los mismos.

• Evita los fondos y efectos que dificulten la lectura del texto. Las sombras y efectos 3D ensucian la diapositiva. Elimina lo prescindible.

• Usa imágenes atractivas y de calidad, sin pixelar o deformadas, y evita los cliparts y su aura de chapucería.

• Diseña slides limpias e impactantes. Evita logos, títulos, subtítulos, márgenes, líneas y cuanto cargue visualmente sin ofrecer nada nuevo.

• Anota las buenas combinaciones de colores de diseño que veas en revistas, publicidad, etc. Prioriza la legibilidad y la comodidad del ojo sobre tu diapositiva.

Pensar en qué sentirá tu audiencia cuando vea tu presentación te ayudará a diseñar tus slides.

Requisitos de un buen PowerPoint

• Diseño: que sea agradable y atractivo.
• Historia: que cuente la misma historia del discurso.
• Coherencia: entre las diapositivas y los demás elementos.
• Empatía: pensada para verse desde el público.
• Emocional: utilizar metáforas, imágenes de impacto que conecten con lo emocional.
• Significativo: integrado totalmente con el discurso, que sea necesario.

En cualquier caso, no conviertas nunca tu presentación en una lucha entre tú y tu PowerPoint por captar la atención del público.

12. Trabaja tu voz leyendo en voz alta

Tu mensaje es cada vez más redondo. Aun así, recuerda que la principal herramienta para transmitirlo no es el PowerPoint, sino tú mismo.

Dedica un tiempo a leer el discurso, recréate para descubrir cómo dotar al discurso del ritmo que atrape a la audiencia, captando su atención y conduciéndola a la venta, la motivación, la alarma o cualquiera que sea tu propósito.

Pon atención a frases que te complican la vida. Si te atascan, quítalas. Busca las mejores entonaciones y empieza a acomodarte con tu discurso.

Se trata de que lo hagas tuyo y seas lo más natural posible. Recuerda que tu audiencia está a cierta distancia. Habla un poco más lento, un poco más alto y un poco más claro que en una conversación normal.

Las claves del uso de la voz en una presentación

Cuando nos tenemos que enfrentar a una presentación acostumbramos a pasar mucho tiempo preparando el contenido, pero se nos olvida que vamos a hablar en público y por lo tanto nuestro principal instrumento, nuestra herramienta principal va a ser la voz. Es necesario dar un uso de la voz adecuado y personal. Es por eso que un mismo discurso leído por diferentes personas puede dar resultados completamente distantes. Aquí os dejo algunas claves a controlar:

Un uso de la voz adecuado al hablar en público

• VOCALIZACIÓN: Cuando hablamos, no solo nos dedicamos a descifrar el mensaje con los oídos, también nuestros ojos colaboran registrando los movimientos de la boca. Es por eso que se dice que puedes presumir de hablar bien un idioma cuando lo haces por teléfono, sin la ayuda extra de los ojos. No olvidemos que la distancia con nuestros oyentes en una presentación es mucho mayor que en una conversación habitual, por lo tanto, para que todo el mundo alcance a ver nuestra boca, es conveniente exagerar algo la vocalización.

• VELOCIDAD: Regular la velocidad nos ayuda a hacer el discurso más interesante y fluido. Cuando Caperucita va tranquilamente por el bosque recogiendo florecillas, la relatamos grácilmente, como pasando de puntillas. Sin embargo, cuando el lobo dice “para comerte mejor” todos lo interpretamos hablando casi a cámara lenta. Generalmente aumentamos la velocidad para las anécdotas y en cambio utilizamos un ritmo muy lento para captar la atención ya que avecina algo muy importante, casi trascendental. Así lo aprendimos de pequeños y así lo entendemos también de adultos.

• ENTONACIÓN: En su trabajo constante de procesar la ingente cantidad de estímulos que recibe, nuestro cerebro prioriza aquellos que le pueden ser más útiles para reaccionar ante situaciones de emergencia y, en cambio, desprecia el estímulo constante porque no aporta nueva información. Así cuando entramos en un nuevo lugar un olor puede captar nuestra atención, pero con el tiempo ni lo notamos. Si no queremos que nuestra voz se convierta en un estímulo a despreciar y que nuestro cerebro lo convierta en un sonido ambiente al que ya no presta atención, es necesario jugar con la entonación y el volumen convenientemente.

• PAUSAS: Todo el mundo estará de acuerdo en que un buen menú se saborea mejor cuanto más tiempo tienes para ello. Las pausas entre un plato y otro, incluso entre un bocado y otro, nos dan tiempo para reconocer, analizar y disfrutar de los diferentes sabores. Igualmente, nuestro discurso necesita de pausas para que los oyentes puedan ir degustando, procesando y analizando la información que les servimos. Así que debemos buscar los mejores momentos para colocar nuestras pausas sin desvirtuar nuestro mensaje y conseguir nuestro objetivo. ¡Utiliza los silencios!

 Atendiendo a estas cualidades podemos dotar al discurso de un ritmo que atrape a la audiencia, captando su atención y conduciéndola a la venta, la motivación, la alarma o cualquiera que sea nuestro propósito.

13. Léesela a otros para mejorarla

Otro ejercicio positivo será leérselo a otras personas para ver qué tal entienden ellas lo que han oído.

Pueden orientarte con tu comunicación y con la entonación que puede transformar por completo el sentido de una frase, además de también es una forma estupenda de poner a prueba tu mensaje.

Pregúntale a tus interlocutores qué entendieron, qué es lo más importante, qué recuerdan más o mejor y a qué conclusiones llegaron y qué conclusiones e impresiones grabaste en ellos.

Esos datos te brindarán muchísima información y te será útil para dar un giro de timón si fuera necesario.

Recuerda que, aunque estés practicando ante una audiencia de “mentira”, sus emociones y sensaciones son reales. Asimismo, intenta escoger personas que coincidan con el perfil de tu futuro público para que sus sensaciones sean lo más parecidas posible a las que experimentarán aquellas personas a las que hables finalmente.

14. Crea tus fichas y ensaya con ellas

Ni se te ocurra salir con el discurso tal cual esté escrito. No porque quieras demostrar nada, sino porque tratar de ajustarse exactamente con las mismas palabras al discurso te va a complicar la tarea y sonarás totalmente artificial. No te interesa.

Solo necesitas un guion resumido, algo que quepa en un formato máximo de Din-A5 (media hoja tamaño carta aprox.). Debe ser manejable y permitirte ver todo el contenido en un vistazo rápido.

Prepáralo unos días antes y utilízalo para ensayar, no lo estrenes el día de la presentación.

Se recomienda esto porque habrás adquirido memoria visual suficiente, sabiendo a qué altura de tu hoja o tablet debes recurrir para cada uno de tus puntos, y las sensaciones táctiles te ayudarán en el momento real, llevándote más cerca de aquellos momentos del ensayo en tu casa o despacho donde te sentías a salvo.

15. Ensaya delante de un espejo

Cuando comunicamos, lo hacemos a través de más que palabras. Nuestra voz, nuestros gestos, nuestra mirada o nuestra manera de vestir, por poner algunos ejemplos, también lanzan mensajes claros a nuestro interlocutor. Esos mensajes silenciosos parten de nuestro subconsciente y pueden revelar nerviosismo, duda o dejadez.

Hasta ahora solo has puesto en práctica tu voz. Es hora de analizar el resto de tu comunicación no verbal.

Ese análisis solo podrás realizarlo viéndote reflejado en un espejo. Fíjate en tu postura, en tus manos, en tus expresiones faciales. Analízate como si fueras otra persona. ¿Cómo te ves? ¿Te ves convincente? ¿Te ves inseguro? ¿Te ves ansioso? ¿Te ves soso?

Mira a los ojos y sonríe de vez en cuando, cambia aquello que no te convence, un detalle cada vez. Repite con cada cambio hasta que sientas que has encauzado tus gestos y coletillas físicas. Luego repite tres o cuatro veces más y asegúrate de que tienes tus espaldas cubiertas.

16. Añade las diapositivas a tu ensayo

Si te he pedido que ensayes sin PowerPoint es para no condicionar tu presentación a ese elemento auxiliar. Si trabajas siempre con las diapositivas tu cerebro se acomodará y dejará que las pantallas marquen el ritmo.

¡Qué poca convicción emana del ponente que solo habla tras cada pantalla en función de

lo que ésta muestra!... Y qué pereza da escucharlo, ¿no?

Si vas a usar PowerPoint, su contenido debe estar en tu cabeza. Deberías ser capaz de

presentar sin mirar una sola vez tus diapositivas.

Esa es una de las razones por las que siempre recomiendo que tengas pocas diapositivas

y con poco contenido.

Recuerda: el PowerPoint no es tu guía; es parte de tu escenografía.

5 razones por las que leer las diapositivas te perjudica

He terminado los cursos de este ciclo. Ante mí presentaron personas de todas las edades, niveles profesionales y sectores, y la mayoría persiste en uno de los peores fallos que puedes cometer cuando presentas: leer las diapositivas del PowerPoint.

Usar las diapositivas como guion para el presentador en lugar de emplearlas como un apoyo visual eficaz es una tendencia generalizada. Si te reconoces en esa situación, toma nota y dime si no te pasa lo siguiente.

Estas son 5 maneras de salir perdiendo en tu presentación cuando lees el PowerPoint:

1. Pierdes el contacto visual con la audiencia

Al leer el PowerPoint dejas de mirar a tu audiencia, y mirar a los ojos a alguien es hacerle saber que tenemos el canal de comunicación abierto. Si no miras a los ojos, no demuestras atención, empatía, ni ganas de interactuar.

¿Cómo pretendes que tu mensaje llegue a quien le expresas pocas ganas de comunicarte?

La mirada es esencial, y más cuanto menor es la audiencia. No renuncies a ese poder por leer un PowerPoint.

2. Proyectas la voz hacia la pared

Si debes girarte a leer contra la pared porque tu pantalla es la misma que la que leen los asistentes, consigues que la mayor parte de la presentación se resuma a ti hablando con la pared. El resultado es que no ayudas a que tu mensaje llegue con la máxima nitidez a tu audiencia.

Hablar en público tiene sus propias barreras de comunicación por la distancia a superar entre los interlocutores, no lo pongas aún más difícil.

3. Te conviertes en un elemento de atrezzo en escena

Si tienes el vicio de leer tu PowerPoint, te habrás percatado de que siempre te sitúas a un lado del escenario. Para que todo el mundo vea bien tus diapositivas, te colocas en una esquina. ¿Y ubicándote a un lado aún pretendes ser guía de ese grupo? ¿Quieres influir sobre unas personas que te ven al margen, en un rincón?

Asume tu papel de protagonista, demuestra tu liderazgo ocupando el centro de escena y dominando tú el espacio.

4. Pierdes credibilidad

Cuando requieres de unas diapositivas (o de un papel) para comunicar un mensaje tu credibilidad cae en picado. Cuando cuentas algo que dominas y crees realmente, no necesitas leerlo. Por lo tanto, si lo lees, debe ser que no te lo crees mucho o dudas sobre lo que dices. O, al menos, es lo que estás transmitiendo a tus oyentes.

Si quieres dar valor a tu trabajo, demostrar tu valía profesional, no te hagas prescindible. Cuanto más contenido sale en el PowerPoint y menos sale de ti, más reemplazable eres.

5. Te lo pone más difícil

Aunque tengas la sensación de que almacenar todo el contenido en la slides te ayuda, déjame sorprenderte: más te ayudaría no tenerlas.

Cuando el contenido está en el PowerPoint, estás atado a él. Debes decir las cosas en el mismo orden y con las mismas palabras de las diapositivas. Ese encorsetamiento resalta cuándo te equivocas o te dejas algo, y la presentación termina siendo un ejercicio de cazar gazapos del presentador.

En cambio, si las diapositivas contienen lo mínimo (unas palabras o iconos, una tabla) te explicarás como te salga en ese momento, de forma natural. Así consigues un discurso fluido. Recuerda que cada clic te obliga a estar pendiente de qué saldrá en pantalla para ir retransmitiéndolo.

Conseguirás mejor efecto si dejas que salga una diapositiva ilustrativa y consigues contar tu historia.

Aunque aún hay más desventajas, se destacan estas como las más críticas. ¡Y eso que no te he puesto en el supuesto de un fallo técnico que te impida proyectar!

17. Grábate y analiza posibilidades de mejora

Ya tienes tu texto, tu comunicación y tu PowerPoint. Ahora grábate. ¿Qué mejor ejercicio de empatía con la audiencia que verte como espectador?

Eso sí, este ejercicio va más allá de grabarte y regodearte en tu interpretación. ¡Márcate unos ítems para observar!:

• ¿Dominas tú el PowerPoint o a la inversa?

• ¿Tu postura es erguida, relajada y segura?

• ¿Tus movimientos son controlados y firmes?

• ¿La expresión de tu cara refuerza tu mensaje?

• ¿Tus manos se mueven por encima de la cintura con gestos de apoyo no repetitivos?

• ¿Utilizas la mirada y la sonrisa adecuadamente?

Los peores errores de lenguaje corporal en las presentaciones

El discurso de un ponente es la unión de varios mensajes que se envían por diferentes canales: el texto, los visuales, la imagen personal, la voz, el lenguaje corporal… Todos ellos envían información en paralelo para que la audiencia los integre en un discurso completo.

Sin embargo, los estudios nos dicen, que no todas esas informaciones se priorizan por igual a la hora de combinarlos. De modo que unos tienen preponderancia sobre los otros y su carga semántica será más atendida que la de los otros.

El lenguaje corporal es uno de los que más influencia va a tener sobre la audiencia. Fíjate sino como en este vídeo, el personaje que plagia el discurso de Obama -pensando que nadie se iba a dar cuenta aun ofreciendo las mismas palabras transmite cosas completamente diferentes a su propio modelo.

Un gran ejemplo de que el lenguaje corporal tiene más peso que el texto en sí mismo al interpretar el discurso.

Sabiendo su importancia, miremos los cinco errores de lenguaje corporal más comunes que debes evitar en una presentación:

1. Brazos colgando

Hay un tipo de estudiante que quieren transmitir un mensaje de tranquilidad e inconscientemente generan una postura de pasividad. Como nuestro foco de atención debe estar puesto en nuestra cara, los codos siempre deben estar doblados, con las manos siempre por encima de la cintura, ayudando a crear un marco visual que comprenda cara y torso donde concentremos la atención.

2. Si no lo veo, no existe

Una de las técnicas “antinervios” que utilizan algunos ponentes es la del avestruz. Mirar a los ojos -o al menos que la audiencia tenga esa sensación a pesar de que sea muy numerosa- es la mejor manera de mantener la atención y hacerles sentir que el mensaje está dirigido a ellos.

3. Estaticismo

Mantener una posición inmóvil a lo largo de la presentación, por el agarrotamiento de los nervios, te hacen ver como un maniquí. La naturalidad es la base de la credibilidad. Así que muévete sin miedo por el escenario.

4. Bailecitos

Los pequeños pasitos adelante y atrás, o de un lado a otro, son la demostración de descontrol sobre la propia postura. Toda una presentación intentando compensar un desequilibrio de partida. Se convierte en un gran distractor y además transmite dubitación sobre lo que se está explicando.

5. Gestos parásitos

Son esos gestos que no sabemos por qué hacemos repetidamente. La mayoría de veces ni somos conscientes de hacerlos. Son altamente distractores y no añaden nada al discurso. Hay que eliminarlos.

Estos suelen ser los más frecuentes.  ¿Te reconoces en alguno de ellos? Empieza a trabajar para que tu cuerpo refuerce tus palabras y no al contrario.

18. Decide qué medios técnicos usarás y se precavido con la información

Haz una previsión de qué medios necesitarás. No cuentes con que la organización sepa qué usarás porque a menudo será precisamente al contrario y tendrás que conformarte con lo que tengan.

Eso sí, si tú decides lo que necesitas y lo pides con antelación es más fácil que te lo consigan.

No esperes al día de la presentación para pedir un cable para conectar tu iPad porque probablemente te quedes sin cable, sin iPad y sin posibilidades de proyectar tu estupenda presentación audiovisual.

Guarda tus diapositivas en diferentes formatos y sitios. Lleva tus diapositivas en diferentes formatos. Abiertos como los de Open Office, cerrados como los *.pps de Office, en HTML5, en PDF… Además, no solo lleves tu presentación en USB, sino que también alójala en una nube que uses.

¡La previsión te ahorrará más de un gran disgusto!

19. Visita la sala para ver lo que te vas a encontrar y haz una prueba con los medios técnicos que usarás

Visitar el espacio con anterioridad ayuda a reducir el estrés propio de la presentación y a organizar el espacio.

La disposición de la audiencia puede cambiar mucho la dinámica de la sesión. Si se prevé un debate dentro de la presentación, por ejemplo, las sillas en fila dificultarán que se genere. Sin embargo, una disposición en semicírculo ayudará.

Por otro lado, revisa el mobiliario con el que contarán los participantes: sillas de brazo, butacas, pupitres, etc. Así sabrás si tendrán posibilidad de tomar notas y si estarán más o menos cómodos. Eso también puede ayudarte a estimar el tiempo que pueden estar ante nosotros sin impacientarse.

También es importante conocer si el lugar cuenta con tarima o no, si hay atril o mesa, cuánto espacio existe para moverse. Toda esta información es vital para prever la comunicación no verbal más adecuada.

Además, es una ventaja conocer la acústica o el tamaño de la sala, y te indicarán cuánto deberás elevar la voz o si serán necesarios equipos de audio.

Piensa en la disposición de la sala ideal. Recuerda qué OBJETIVO te marcaste al principio como tu brújula para tomar todas de las decisiones.

Los elementos técnicos permiten mejorar la profesionalidad de la ponencia. Sin embargo, pueden acabar convirtiéndose en una desventaja, pues cuantos más elementos introduces, más posibilidades de error entran en juego y hay que valorar.

Si tienes la oportunidad, es recomendable supervisar personalmente todos los elementos técnicos. Y no sólo ahora. El día de la presentación ve con tiempo suficiente al lugar del evento antes de que tu público comience a llegar. Repite cuanto puedas los siguientes pasos:

• Prueba los micrófonos previamente si los hay. Mejor que sean de corbata que de mano; las manos ocupadas restan naturalidad gestual.

• Prueba el ordenador que usarás, el mando para pasar las diapositivas, comprueba cómo funciona el proyector y qué iluminación necesitarás para evitar reflejos en la pantalla.

• Mira cómo regular la temperatura. Necesitas que eso también juegue a tu favor. Si hace demasiado calor la gente se adormece y si hace frío la gente estará deseando salir. Una temperatura inadecuada puede hacerte perder toda la atención del público.

Por mi experiencia te diría que las cosas de la técnica son las que suelen jugar las peores pasadas. Intenta probar todo con anterioridad y tener, en el momento de la verdad, la manera de contactar con el responsable de estos temas para solventar cualquier posible fallo lo antes posible.

20. Define tu aspecto como ponente

La primera impresión en una presentación es especialmente importantísima. El tiempo entre el contacto visual con el público hasta que interactúas con él suele ser largo.

Durante ese rato, el público piensa una y otra vez sobre cómo va a ser la presentación en función de la imagen del ponente.

Por lo general, se busca la neutralidad para que nada sea más protagonista que el propio mensaje.

Haz una lista y destaca de tu armario qué ropa te pondrás. Piensa qué aspecto te favorece, qué peinado usarás, qué maquillaje aplicarás, la clase de accesorios que encajarán o si usarás o no reloj, por ejemplo.

Cuantos más detalles anotes ahora menos cosas de las que despistarte después.

21. ¡Descansa y prepárate para una presentación de éxito!

Si has llegado hasta aquí haciendo todas las tareas, no tienes nada que temer. Tu presentación saldrá genial.

Ahora concéntrate en descansar y estar fresco. Olvídate de realizar tareas estresantes y dale un respiro a tu cerebro. Elige una película ligera, una novela que no te enganchará, da un paseo largo y tranquilo o cualquier cosa que sea placentera para ti.

Ni se te ocurra quedarte repasando las notas hasta las tantas. Quizá eso te funcionara en los exámenes, pero te garantizo que en las presentaciones no funciona: tienes que estar 100% despierto, fresco y rápido en cada minuto.

Cena ligera para no pasar una mala noche e intenta dormir las horas que el cuerpo te pide.

¡Buenas noches y relájate, que mañana te espera un triunfo!

“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.”

J.P. Sergent

Check-List 

Ve a por todas

"El éxito consiste en vencer el temor al fracaso."

Charles Augustin Sainte-Beuve

Probablemente, si has llegado con interés hasta este punto, es que eres lo suficientemente responsable con tus proyectos. De hecho, muy posiblemente, con tu posición profesional o tu experiencia personal hayas desarrollado ciertas habilidades y trucos que evitan que tus presentaciones sean catastróficas.

Pero, aun así, quieres hacerlo mejor. ¿Adivino si te digo que echas de menos la conexión con el público? Es lo que le pasa a la mayoría que presenta aceptablemente.

¿Por qué muchas personas, pasan el trámite, pero no consiguen presentaciones brillantes? Porque no arriesgan. Se encorsetan en sus formatos habituales, hacen lo que ven que el de al lado ha hecho y ofrecen presentaciones en serie, las del montón.

Es imposible que una presentación del montón cautive al público. ¡Innova!

Cuando la audiencia está harta de ver el típico PowerPoint, con la típica estructura y la típica retahíla de convencionalismos, tiene que luchar internamente por prestar atención porque su cerebro le dice: “esto no es importante, no me parece nada nuevo, ya sabemos lo que es, podemos prescindir de esto”.

Pero romper con lo habitual, con lo que todo el mundo hace, requiere un riesgo. Como con todo en la vida. ¿Pero ese riesgo es tan grande?

Seamos racionales, analicemos las posibles consecuencias de tu atrevimiento y nos daremos cuenta de que no pueden ser tan graves. Al contrario, las ventajas suelen ser mayores que los riesgos porque la audiencia está deseando que alguien piense en ellos, que se lo hagan pasar bien, que lo ilusionen…

Recuerda que se trata de ellos. Si el público percibe que nos hemos esforzado en crear una presentación pensando en lo que ellos necesitan en vez de en lo que el ponente le parece cómodo, lo va a agradecer y va a ser muchísimo más benévolo de lo que lo sería en una presentación del montón.

Así que depende de ti: ¿no quieres hacer un esfuerzo por dejar de estar en las del montón y pasar al de las brillantes?