Resumen
Organízate con eficacia GTD
por David Allen
El arte de la productividad sin estrés
Rating Amazon ☆☆☆☆☆ 4.1
Introducción
Puede darse la circunstancia de
que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y que, aun
así, funcione de manera productiva con la cabeza despejada y la sensación
óptima de controlar tranquilamente lo que está haciendo. Esta es una manera
fantástica de vivir y trabajar, en unos niveles elevados de efectividad y
eficiencia. En esas ocasiones, lo que estás haciendo es exactamente lo que
deberías estar haciendo, teniendo en cuenta todos tus compromisos e intereses.
No obstante, en este nuevo
milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor,
pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar
encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Casi todas las
personas que conozco tienen al menos media docena de cosas que pretenden conseguir
y, aunque dispusieran del resto de sus vidas para intentarlo, no serían capaces
de terminarlas a la perfección.
Estamos muy necesitados de
métodos, tecnologías y hábitos laborales nuevos que nos ayuden a controlar
nuestro mundo. La buena noticia es que existe una manera de controlarlo todo,
seguir relajado y hacer cosas importantes con un mínimo esfuerzo en todo el
espectro de tu vida y tu trabajo. Una manera por la que puedes experimentar lo
que los expertos en artes marciales llaman una “mente como el agua”, y los
atletas de alto rendimiento, “la zona”.
Si estás muy lejos de ese estado
y sientes que estás tenso, descentrado, aburrido y atascado, ahí es donde la
metodología de Organízate con eficacia tendrá mayor incidencia en tu
vida, al enseñarte a recuperar una mente como el agua y hacer que todos tus
recursos y facultades funcionen al máximo nivel.
Este libro te motivará para que
levantes el nivel de exigencia en cuanto al grado de presión que estarás
dispuesto a tolerar, sabiendo que dispones de las técnicas para reducirlo.
¿Qué es
el GTD?
El método Organízate con
eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done) es un proceso
en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente de
las cosas.
Con independencia del entorno en
el que nos encontremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro trabajo y
de sus permanentes cambios pasamos por cinco etapas:
- Capturamos aquello que nos llama la atención;
- clarificamos lo que significa cada cosa y lo
que tenemos que hacer con ellas;
- organizamos los resultados, que nos plantean
las opciones sobre las que
- reflexionamos y entre las que decidimos para
- actuar.
Por ejemplo, si has previsto
preparar una cena para unos amigos, pero llegas a casa y te encuentras la
cocina hecha un completo desastre, ¿cómo lo solucionas? Para empezar,
identificas todas las cosas que están fuera de su sitio (capturar); a
continuación, decides qué cosas conservar y cuáles tirar (clarificar);
acto seguido, pones las cosas donde tienen que estar: en el frigorífico, en la
basura o en el fregadero (organizar); luego consultas tu libro de
recetas y compruebas los ingredientes y utensilios que tienes (reflexionar);
y, por último, pones aceite en la sartén para que se caliente (actuar).
En principio, el método es
bastante sencillo, y en general así es como afrontamos todo nuestro trabajo,
aunque mi experiencia me dice que la mayoría de las personas pueden mejorar
notablemente su manejo de cada uno de los cinco pasos. La calidad de nuestra
gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta
cadena de cinco pasos, así que todos los eslabones deben estar integrados y
apoyados por unas normas coherentes, es decir, un método.
He descubierto que una de las
principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la
hora de organizarse se debe, simplemente, a que han intentado hacer los cinco
pasos a la vez. Verás que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases
a medida que avanza el día. En mi trabajo, hay veces que solo quiero recopilar
los asuntos pendientes y, por el momento, no decidir qué hacer con ellos; en
otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una
reunión; o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y organizar
lo que he traído en mi cartera. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo
lo invierto simplemente en hacer algo que sé que tengo que hacer.
Los recientes descubrimientos en
el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que cuando utilizas
tu memoria como sistema de organización (como sigue haciendo la mayoría de la
gente), tu mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque le estás
exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente
equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas sobre lo que tiene
justo delante y ha de evaluar, pero es un desastre para recordar. Por ejemplo,
puedes echarle un vistazo al calendario de hoy y al cabo de unos segundos tener
una idea coherente del día que te espera. Pero lo pasarías fatal si intentaras
recordar todo lo que tienes que hacer en los próximos catorce días recurriendo
exclusivamente a la memoria.
El método Organízate con
eficacia busca precisamente “sacarse” todo de la cabeza para poder
gestionarlo mejor. Dicho de otra forma, los cinco pasos de GTD harán que no
tengas que pensar demasiado en qué tienes que pensar. Veamos a continuación
en detalle cada uno de los pasos.
1-
Capturar
Muchas de las cosas que tienes
que hacer se están acumulando mientras lees esto. Es probable que estés
recibiendo algunos paquetes y cartas en tu trabajo o que varios correos
electrónicos o mensajes de voz acaben de entrar en tus dispositivos digitales. Incluso
es posible que esta mañana hayas tenido una idea estupenda para mejorar tu
trabajo. Todas estas cosas son asuntos que necesitan algún tipo de solución,
un ciclo que hay que cerrar o algo que hay que hacer.
Para gestionar este inventario de
ciclos abiertos de manera adecuada, tienes que capturarlo en “contenedores” o
“marcadores de posición” que guarden los temas en suspenso hasta que tengas un
rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase del
método GTD, Capturar, te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en
otra parte que no sea tu cabeza.
Se pueden utilizar diversos tipos
de herramientas, tanto de alta tecnología como de tecnología poco avanzada,
para recoger todos tus asuntos pendientes: una bandeja de entrada física,
utensilios de anotación en soporte papel, dispositivos de grabación de audio,
programas de correo electrónico o mensajería de texto. Sean o no de alta
tecnología, todas sirven por igual como bandejas de entrada que capturan
información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral o personal.
Cada ciclo abierto debe estar en
tu sistema de captura y fuera de tu cabeza. Si eres de los que piensan: “Bueno, sé lo que hay en este montón de
cosas encima de mi mesa, y ahí es donde quiero dejarlo”, reflexiona un momento
y piensa que eso es precisamente lo que no te ha funcionado antes. No he
conocido a nadie que siguiera la regla básica de capturar todos sus asuntos
abiertos en una bandeja de entrada que al terminar de hacerlo no sintiera un tremendo
alivio.
Una vez que estés convencido de haber recopilado todas
las cosas físicas de tu entorno que es
necesario procesar deberás recopilar el resto de cosas
que posiblemente estén ocupando un espacio
en tu cabeza. Mi consejo es que escribas cada idea o
cada proyecto en hojas por separado. También
podrías hacer una lista en una libreta o en alguna
aplicación informática, pero dado que después
procesarás cada elemento de forma independiente, en
realidad es más eficaz hacerlo en hojas
separadas.
Muchas personas (incluso las que
optan por la alta tecnología), en cuanto se dan cuenta del valor de anotar un
sencillo pensamiento en una simple hoja, han terminado por convertirlo en parte
de su método de gestión personal continua. Es esencial darles a tus pensamientos
potencialmente importantes el mérito que se merecen.
Ten el menor número de lugares de
captura. Deberías tener tantas bandejas
de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder arreglártelas.
Necesitarás tener esta actividad de captura a tu disposición en todos los
contextos, puesto que las cosas que precisas capturar pueden aparecer
prácticamente en cualquier parte. Sin embargo, si tienes demasiadas zonas de
recogida, no podrás procesarlas con facilidad ni coherencia.
Aplicar las herramientas y
procedimientos estándares para capturar las ideas y las entradas irá
adquiriendo paulatinamente más importancia a medida que tu vida y tu trabajo se
vayan complicando. Conforme avances en tu carrera profesional, por ejemplo,
seguramente advertirás que tus mejores ideas sobre el trabajo no las tendrás en
tu despacho. La capacidad para hacer uso de esas ideas con unos buenos
dispositivos de recopilación siempre disponibles será clave para que controles
tu mundo.
Lo que no debes hacer es dejarte
atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir esto o aquello. La
clarificación (fase 2 del método GTD) requiere una actitud diferente que la
captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El objetivo del
proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa posible, de
modo que estés debidamente protegido y con “las líneas de combate” dispuestas.
Existen razones muy prácticas
para recopilarlo todo antes de que empieces a procesarlo: es útil tener una
idea del volumen de los asuntos que tienes que manejar; te permite saber dónde
se encuentra el “final del túnel”, y cuando estás clarificando y organizando,
no quieres distraerte con una masa amorfa de asuntos que puedan andar por ahí
en algún lado. Una vez que tienes todas las cosas que requieren de tu atención
reunidas en un solo lugar, estarás automáticamente operando desde un estado de
enfoque y control.
Si no vacías y procesas los
“asuntos” que has recopilado, tus herramientas no están sirviendo para otra
función que la de almacenar material amorfo. Ese es el objetivo de la siguiente
fase: clarificar.
2-
Clarificar
Enseñar a la gente a ir paso a
paso como medio necesario para que vacíen sus recipientes de recopilación es
quizá mi mayor contribución a la mejora de la situación de prácticamente todas
las personas con las que he trabajado. Cuando la directora de un importante
departamento de una multinacional hubo terminado de procesar conmigo todos sus
asuntos pendientes, se retrepó asombrada en su silla y me confesó que jamás se
había sentido tan aliviada. Las acciones e información que necesitaba que se le
recordaran estaban ahora identificadas y confiadas a un sistema concreto.
¿Qué es lo que necesitas
preguntarte (y contestarte) en relación con cada correo electrónico, mensaje de
texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que
se cruzan en tu camino? En la fase de Clarificar son tres las preguntas que
tienes que hacerte:
- ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de
entrada?
- ¿Requiere alguna acción concreta?
- ¿Cuál es la siguiente acción?
Si contestas de forma adecuada
estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal,
ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una
gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o
hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.
Estas tres preguntas las puedes
ver reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de decisiones que se
muestra a continuación:
¿Qué es esto? No es una pregunta tonta. He tenido la oportunidad
de desenterrar pilas de papeles colocados en estanterías y cajones que habían
sido arrojados allí porque la persona no había dedicado unos segundos para
decidir sobre qué versaba realmente ese o aquel documento o mensaje. Y esta es
la razón de que la siguiente pregunta sea fundamental:
¿Es accionable (requiere acción)? Para esto hay dos respuestas posibles: sí y no.
No requiere acción. Si la respuesta es no, se abren tres
posibilidades:
- Es basura y ya no es necesario.
- No requiere acción ahora, pero tal vez sea
necesario hacer algo después (incubar).
- Es información que puede ser útil para algo
más adelante (referencia).
Estas tres categorías pueden
gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en la fase de “Organizar”. Por el
momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de “Suprimir” para
la basura, un calendario o archivo de “seguimiento” para el material que se
esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de
referencia.
Sí requiere acción. Sí a la pregunta “¿Es accionable (requiere
acción)?” has contestado que sí, estás en disposición de plantearte la tercera
cuestión de la fase de “clarificar”: ¿cuál es la siguiente acción?
Sobre cada elemento que requiere
una acción hay que determinar dos aspectos:
- ¿Es un proyecto o un resultado al que te has
comprometido?
- La siguiente acción que implica un asunto
concreto, ¿te llevará realizarla más o menos de dos minutos?
Si se trata de un proyecto tienes
que capturar ese resultado en una lista denominada “proyectos”. Ese será el
primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté
terminado. Si no se trata de un proyecto hay tres posibilidades:
- Hacerla. Si realizar una acción supone menos
de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina.
- Delegarla. Si la acción dura más de dos
minutos, pregúntate: “¿Soy la persona adecuada para hacer esto?”. Si la
respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
- Diferirla. Si la acción se prolonga más de dos
minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su
ejecución y seguirle la pista en una o más listas de “Acciones
siguientes”.
Como ves, a la hora de clasificar
todos tus asuntos se te plantean ocho posibilidades. En la tercera fase del
GDT, Organizar, aprenderás a cómo organizar cada una de estas posibilidades.
3-
Organizar
La tercera fase del método GDT,
Organizar, deriva de la de clarificación. Como respuesta a cada una de las
preguntas de la fase anterior hemos visto que hay ocho posibilidades o
categorías distintas de recordatorios y materiales:
- Basura.
- Incubar: una lista de Algún día/Tal vez.
- Material de referencia.
- Una lista de “en espera”.
- Calendario de acciones e información.
- Listas de acciones siguientes.
- Lista de proyectos.
- Listas de verificación.
Juntas, estas ocho categorías
conforman tu sistema para organizar todo lo que esté en tu bandeja de entrada o
se le pueda agregar en el futuro. Es importante señalar que cada una de estas
ocho categorías debe tener algún tipo de contenedor físico o digital, como una
lista (a excepción de la papelera que, obviamente, no entra en el concepto de
lista).
Cuando hablo de “listas”, me
refiero concretamente a algún conjunto de recordatorios revisables, los cuales
podrían ser listas hechas en las hojas de una agenda, en algún programa
informático o incluso unas carpetas que contengan las distintas hojas de papel
de cada asunto.
Tener en funcionamiento un sistema
de organización integral y sin fisuras te confiere un poder tremendo, porque
permite que tu mente se libere de los pensamientos de escaso valor y se centre
en lo importante. No obstante, tu sistema de organización no es algo estático.
Puede evolucionar a medida que compruebes que has puesto todo en el lugar que
más te conviene.
Estar organizado significa ni más
ni menos que el lugar que ocupan las cosas cuadre con lo que significan para ti
(de ahí la importancia de la fase 2, Clarificar). Si decides que quieres
guardar algo como referencia y lo pones donde tiene que estar tu material de
referencia, eso es estar organizado; si crees que necesitas un recordatorio
para una llamada que tienes que hacer, siempre que lo pongas donde quieres que
estén los recordatorios de las llamadas, estarás organizado.
A continuación, describiremos una
a una las ocho categorías para organizarte con eficacia.
1- Es basura. Ya no es necesario. Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no
tenga en potencia ninguna acción o valor de referencia futura. Si dejas que
estas cosas se mezclen con las demás categorías, estarás socavando gravemente
el sistema y tu lucidez para percibir el entorno.
El universo digital plantea
oportunidades y dificultades en relación con la decisión de lo que hay que
guardar frente a lo que hay que tirar. La buena noticia es que el espacio de
almacenamiento en los ordenadores y en la nube y las potentes funciones de
búsqueda parecen mejorar permanentemente. La mala es que esto puede promover el
archivado indiscriminado y la confusión sobre la ubicación de las cosas. Así
que la clave estriba en revisar y expurgar la información obsoleta, además de
un filtrado más concienzudo desde el principio mientras procesas tus entradas.
2- La lista Algún día/ Tal vez. Si todavía no la has hecho, mi consejo es que
elabores una lista Algún día/Tal vez en tu sistema de organización. Luego
siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no
quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses. Ejemplos:
- Cosas que comprar o construir para tu hogar.
- Aficiones que emprender.
- Talentos que adquirir.
- Viajes que hacer.
- Organizaciones a las que contribuir.
Es muy probable que descubras que
simplemente tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo
tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por
montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser
divertido. Por poner algunos ejemplos:
- Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
- Hijos: cosas para hacer con ellos.
- Libros que leer.
- Películas que ver.
- Ideas para regalos.
- Sitios en la red que explorar.
- Viajes de fin de semana que hacer.
Sea como fuere, esta es otra gran
razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas
que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin
obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Pero
ten en cuenta que el valor de la lista Algún día/Tal vez desaparece si no vuelves
a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.
Aparte de las listas, tu
calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las
cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más
creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar
de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en
el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar en que en el
futuro le prestarás al asunto la atención que se merece.
3- Material de referencia. En el frenesí de la vida diaria, si archivar algo
no resulta fácil y rápido, te limitarás a apilarlo o acumularlo en la bandeja
de entrada en vez de organizarlo. Y la consecuencia será que se hará mucho más
dificultoso mantener las cosas procesadas, porque lo apilarás todo en montones
o lo meterás en cajones sin más.
El problema psicológico que se le
plantea a la mayoría de la gente con todos sus “asuntos” es que siguen siendo
asuntos, esto es, que no ha decidido lo que requiere una acción y lo que no. En
cuanto hayas establecido una diferencia clara entre qué es cada cosa, lo que
quede como material de referencia no debería tener asociada ninguna demanda ni
acción incompleta: es solo tu biblioteca, y tu única decisión al respecto es la
de la dimensión que quieres que tenga.
En cuanto a las entradas
digitales que quieras guardar como referencia, se plantean multitud de
opciones. Si se trata simplemente de un correo electrónico que quieres
conservar para poder recuperarlo más tarde, te sugiero que utilices las
carpetas de almacenamiento que suelen estar disponibles en las aplicaciones de
correo electrónico. Muchas personas dejan estos correos electrónicos que no
requieren acción en la sección de “recibidos”, que utilizan como una especie de
archivador difuso, lo que ocasiona graves atascos en el sistema. Por
consiguiente, no dudes en “arrastrar” los emails que consideres como referencia
a la carpeta adecuada.
En cuanto a los documentos,
archivos adjuntos, textos y gráficos que haya en tu correo electrónico y que
podrías querer guardar, tendrás que crear tus propios métodos de archivado. En
la actualidad, existen muchas aplicaciones eficaces de almacenamiento de
documentos en la nube, además de programas de organización y anotación
accesibles desde multitud de dispositivos. Experimenta, personaliza y modifica
tus bibliotecas digitales en función de lo que te dé mejores resultados.
4- Hazlo ahora. Si la acción siguiente se puede hacer en dos
minutos o menos, hazla en cuanto veas un asunto por primera vez. Si necesitas
treinta segundos para leer el correo electrónico y contestar afirmativa o
negativamente u otra cosa al remitente, hazlo ya. Si puedes echarle una ojeada
a ese catálogo en solo un minuto o dos para ver si pudiera haber algo
interesante, échale un vistazo y luego tíralo, dale curso o toma la referencia
que se necesite.
La lógica de la regla de los
dos minutos estriba en que ese es más o menos el momento a partir del cual
empieza a necesitarse más tiempo para almacenar y seguir un asunto que para
ocuparse de él la primera vez que cae en nuestras manos; en otras palabras, es
el límite temporal más allá del cual se pierde la eficacia. Si la cosa no es lo
bastante importante para que se haga, deshazte de ella. Y si lo es y vas a
terminar haciéndola de una u otra manera, debería tenerse en cuanta el factor
de la eficacia.
La realidad es que te encanta
hacer cosas, siempre que a cambio obtengas la sensación de que has terminado
algo. Si has empezado a llevar a cabo las acciones que duran menos de dos
minutos en cuanto te salen al camino, estoy seguro de que puedes dar testimonio
del beneficio psicológico que eso entraña. La mayoría de mis clientes se sienten
de maravilla tras un par de horas de procesar sus montones, simplemente por la
cantidad de cosas que han llevado a cabo utilizando la regla de los dos
minutos.
5- Delegar. Si la acción siguiente te va a llevar más de dos
minutos, hazte la siguiente pregunta: “¿Soy la personas más idónea para hacer
esto?”. Si no lo eres, derívala a la persona adecuada.
La delegación no tiene siempre un
sentido descendente, de manera que puedes decir: “Esto tiene que ir al Servicio
al Cliente” o “Mi jefe tiene que echarle un vistazo a esta siguiente acción” o
bien “Necesito que mi socio me dé su opinión al respecto”.
El correo electrónico suele ser
la manera más rápida de delegar asuntos; no solo proporciona un registro
electrónico, sino que permite que el destinatario se ocupe del asunto a su
conveniencia. Pero recuerda que si delegas una acción en otra persona y te
preocupa si va a haber algún resultado, tendrás que hacer un seguimiento. Como
veremos a continuación, una de las categorías importantes que hay que gestionar
es la de la lista En espera.
Para muchas personas, en especial
para aquellas que ocupan puestos directivos o de supervisión, contar con este
inventario de compromisos no cumplidos que les preocupa que los demás capturen,
actualicen, completen y revisen supone un alivio tremendo, además de mejorar su
concentración para seguir adelante.
6- Acciones siguientes. Es probable que la mayoría de las acciones
siguientes que decidas para las cosas que están en la bandeja de entrada sean
las que tengas que hacer tú y lleven más de dos minutos. Estas acciones tienen
que ser anotadas en algún lugar y luego ser organizadas en las categorías
adecuadas para que puedas acceder a ellas cuando lo necesites.
Puedes distribuir los
recordatorios de las acciones siguientes en una carpeta, un calendario, en
listas o en un sistema de correo electrónico. Cualquiera de ellas es una buena
opción, siempre que, cuando sea necesario, revises igualmente todas las
categorías a las que has confiado tus recordatorios. Lo que no quieres es que
las cosas merodeen por lo más recóndito de tus sistemas y no sean utilizadas
para el fin previsto: recordarte algo.
Acciones que deben constar en tu
calendario. A
efectos organizativos hay dos clases esenciales de acciones: aquellas que deben
realizarse en un día concreto o una hora determinada, y aquellas otras que
tienes que llevar a cabo lo antes posible, compaginándolo con los demás asuntos
del calendario.
Muchas personas, a causa quizá de
viejos hábitos de hacer listas de tareas diarias, anotan en el calendario las
acciones que creen que les gustaría tener hechas en una fecha
determinada, pero que en realidad es posible que no lo estén y tengan entonces
que ser aplazadas al día siguiente. Refrena este impulso. Tienes que confiar en
tu calendario como algo sagrado que refleja con exactitud tus compromisos
diarios, lo que realmente tienes que terminar ese día.
Casi seguro que al menos a unas
cuantas de las siguientes listas habituales para las acciones siguientes les
encontrarás utilidad:
- Llamadas.
- En el ordenador.
- Recados.
- En la oficina (asuntos diversos).
- En casa.
- Leer/revisar.
Algunas cosas son en sí mismas
los mejores recordatorios del trabajo que hay que hacer. A todas luces sería un
exceso escribir “Revisar revista Vogue” en alguna lista de acciones,
cuando simplemente podrías colocar la propia revista en la bandeja Leer/revisar
para que sirviera de recordatorio. Otro ejemplo: si todavía sigues pagando
facturas en papel, probablemente encuentres más fácil ocuparte de las facturas
pagándolas todas al mismo tiempo, así que guárdalas en una carpeta o bandeja
rotulada “Facturas para pagar”.
No obstante, este planteamiento
puede entrañar algún peligro si no pones delante de ti esas “Facturas para
pagar” con la asiduidad requerida. Tenerlos “organizados” sin más no es
suficiente para quitarte los asuntos de la cabeza; también tienes que estar
seguro de que los revisarás y tratarás de la manera adecuada.
La gestión del flujo de trabajo
basado en el correo electrónico. Al
igual que algunos materiales en soporte papel, los correos electrónicos que
requieren una acción a veces son por sí mismos sus mejores recordatorios, en
este caso dentro del propio sistema de correo electrónico en lugar de anotar o
distribuir las acciones que contengan en otra lista.
A muchas personas les ha
resultado útil crear dos o tres carpetas exclusivas en las barras del navegador
de su programa de correo para guardar aquellos mensajes que requieran una
acción. Estos emails estarán organizados fuera del área de “recibidos” propiamente
dicha (que es donde la mayoría de las personas suelen guardarlos).
Si ocurre que por la vida que
llevas rara vez te tienes que enfrentar a cada momento a un pantallazo de
correos sin tratar, es posible que guardarlos allí a modo de recordatorio de tu
trabajo en curso sea suficiente. Pero en cuanto el volumen se expanda a algo
que no puedas ver de un vistazo, entonces es mucho más lógico organizarlos
fuera del área de “recibidos”. Todos los sistemas de correo electrónico
modernos te permiten trasladar un email a cualquiera de estas carpetas que te
hayas creado, con lo que, de nuevo, la tecnología puede estar al servicio de tu
proceso de gestión personal.
Por ejemplo, la carpeta “1- Muy
urgente” contendrá aquellos correos electrónicos sobre los que tienes que hacer
algo en breve. Otra titulada “2- En espera” puede ser utilizada para asuntos a
los que tienes que seguirles la pista. Una carpeta llamada “3- Facturas” podría
contener las facturas o recibos que te envían por correo electrónico, de tal forma
que sea sencillo procesarlos una vez al mes o cuando lo requiera tu
contabilidad.
El método descrito te permitirá
sacar todos los mensajes de la bandeja de entrada, lo cual supondrá una enorme
ayuda para la claridad y control de tu trabajo cotidiano. En consecuencia, vas
a recuperar tu “bandeja de entrada” como lo que es: un “contenedor” que te
avisa oportunamente de que tienes que procesar algo sin tener que
reconsiderarlo todo cada vez que eches un vistazo a la pantalla.
Reitero que vaciar las “entradas”
no significa que hayas hecho todo el trabajo; significa tan solo que has
borrado lo que podías borrar, has archivado lo que querías guardar pero que no
requiere ninguna acción, has realizado las tareas de menos de dos minutos y has
trasladado a tus carpetas de recordatorios todas las cosas que estás esperando
y la totalidad de los correos electrónicos que requieren una acción. Ahora ya
puedes abrir tus carpetas y revisar los mensajes a los cuales has decidido
dedicarles tiempo. ¿No es más fácil identificarse con este proceso que buscar a
tientas por múltiples pantallazos, temiendo permanentemente que se te pueda
escapar algo que acabará causándote un problema?
7- Lista de proyectos. Defino “proyecto” como cualquier resultado deseado
que exija una acción de más de un paso. El razonamiento en el que se apoya mi
definición es que, si un paso no completa algo, entonces es necesario dejar
algún tipo de marca que te recuerde que aún queda algo pendiente de hacer. Si
careces de un lugar o marcador de posición que te lo recuerde, el asunto
volverá sigilosamente a tu cabeza. Ejemplos de proyectos:
- Contratar a nuevo empleado.
- Acabar oferta nuevo producto.
- Aprender nuevo software de CRM.
- Contratar publicista.
- Plantar jardín en primavera.
- Fijar programa conferencias para el próximo
año.
En un principio, los proyectos no
necesitan aparecer en un orden determinado por tamaño o prioridad; solo tienen
que estar en una lista de referencia para que puedas revisarlos con la
suficiente regularidad, a fin de asegurarte de que se han fijado las acciones
siguientes adecuadas para cada uno de ellos. Cuando se haya llevado a cabo el
número suficiente de acciones siguientes, se habrá generado una situación que
coincida lo bastante con el resultado que imaginaste en un principio para que
puedas declararlo como “hecho”.
Una de las goteras más
importantes en la productividad que he visto en algunas organizaciones ha sido
con los proyectos a largo plazo. Largo plazo no significa Algún día/Tal vez,
sino simplemente “más acciones siguientes hasta su conclusión” y no “no
necesito decidir las acciones siguientes porque la hora de la verdad queda muy
lejos; ya lo haré más adelante”.
Cuando consideras que alguna cosa
es un problema, a diferencia de algo que tienes que aceptar sin más
conforme está la situación, estás dando por sentado que hay una solución
potencial. Eso es un proyecto. “Estudiar la posibilidad de mejorar la
relación de Frederick con su colegio” o “Resolver la situación con el
mantenimiento del edificio” son la clase de proyectos muy reales que podrías
resistirte a definir como tales. Cuando los pongas en palabras, los anotes en
tu lista y crees la acción siguiente para ellos, te sorprenderás a ti mismo con
un nuevo nivel de elegancia en el juego de la productividad sin estrés.
También podrías haber considerado
algunas cosas que te gustaría aprender o experimentar para ampliar tu
desarrollo personal o profesional. Es muy posible que muchos de estos proyectos
“quizá me gustaría” encajasen perfectamente en tu lista Algún día/Tal vez. Pero
a medida que vayas familiarizándote con la eficacia de GTD, deberás aprovechar
la metodología para incorporar con más rapidez a tu vida nuevas experiencias
interesantes y útiles, definiendo los resultados que esperas de ellos en la
lista Proyectos.
Todavía me queda por descubrir
una herramienta de gestión de proyectos perfecta. La diversidad de aplicaciones
que pretenden servir para esa función suelen ser o demasiado potentes (con
gráficos de Gantt y cientos de funcionalidades) o excesivamente simplistas. Por
mi parte, para la mayoría de los proyectos utilizo una herramienta de mapas
mentales que por un lado me permite centrarme en la lluvia de ideas y, por
otro, capturar las ideas fortuitas ad hoc sobre los proyectos a medida que se
me ocurren. También uso un simple procesador de textos que permite la creación
de títulos y subtítulos con un nivel de detalle para un proyecto extenso o
limitado. El secreto estriba en sentirte cómodo y utilizar una herramienta que
entiendas y que no te lleve demasiado tiempo de aprendizaje.
8- Listas de verificación. Hace muchos años Alfred North Whitehead observó con
contundencia lo siguiente: “La civilización avanza ampliando el número de
operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas”. Las listas
de verificación o checklists constituyen la versión abreviada de esa
gran observación: siempre que tengas que pensar sobre algo, por ejemplo “Al
final de este año, quiero/tengo que...” o “Antes de dar una charla, tengo
que...” deberías confiar esas labores a una “mente externa”.
A fin de desatar tu pensamiento
creativo, he aquí una lista de algunos de los temas para una lista de
verificación que he visto y utilizado a lo largo de los años:
- Áreas fundamentales de responsabilidad en el
trabajo.
- Programa de ejercicios de resistencia
muscular.
- Todo lo que hay que llevar o hacer antes de un
viaje.
- Todo lo que hay que revisar o actualizar
semanalmente.
- Cartera de clientes prioritarios.
- Personas con las que mantener el contacto.
- Frases de motivación.
Asegúrate de tener un sitio de
fácil acceso para poner una nueva lista que también sea atractivo y hasta
divertido de manejar (una agenda de anillas o una aplicación informática que
sea fácil de consultar). Utilizadas adecuadamente, las listas de verificación
pueden suponer una ventaja tremenda para mejorar la productividad personal y aliviar
la presión mental.
Si ya has capturado todo lo que
represente un ciclo abierto en tu vida y tu trabajo, clarificado y procesado
cada uno de esos elementos en cuanto a lo que significan para ti y las acciones
que necesitan, y organizado los resultados en un sistema integral que contenga
una visión de conjunto completa y actualizada de todos tus proyectos —grandes y
pequeños— presentes y para algún día, entonces estás preparado para el
siguiente paso de la implantación en el arte de la productividad libre de
estrés: el proceso de reflexión.
4-
Reflexionar
El propósito de todo este método
de gestión del flujo de trabajo no es el de dejar que tu cerebro se relaje sin
más, sino antes bien permitirle que sea libre de experimentar una actividad más
elegante, productiva y creativa. Para alcanzar esa libertad, tienes que estar
seguro de que estás haciendo lo que tienes que estar haciendo y que no pasa
nada porque no estés haciendo lo que no estás haciendo. A través de la Revisión
semanal tienes que revisar tu sistema regularmente, reflexionar sobre sus
contenidos y mantenerlo actualizado y funcional, todo ello condiciones
indispensables para alcanzar ese estado de claridad y estabilidad.
El torbellino de actividad diaria
que todos tenemos es justamente lo que hace tan valiosa la Revisión semanal, ya
que incorpora al sistema un momento para capturar, reevaluar y volver a
procesar que nos permite conservar el equilibro. Hacer este reagrupamiento
necesario es simplemente imposible mientras tratas de hacer el trabajo
cotidiano.
Cuanto más completo sea tu
sistema de gestión del tiempo, más confiarás en él; y cuanto más confíes en él,
mayor será tu motivación para mantenerlo. La Revisión semanal es la llave
maestra para mantener ese patrón. Por otra parte, te permitirá ser más
creativo, ya que de forma natural generarás ideas y perspectivas que aumentarán
el valor de tu pensamiento sobre la vida y el trabajo. Y es que somos seres creativos
por naturaleza, pero el desafío no está en ser creativos, sino en eliminar las
barreras que impiden el flujo natural de nuestras energías.
Piensa en esto: ¿qué es lo que
haces una semana antes de irte de vacaciones? Pues que resuelves, cierras, clarificas,
organizas y renegocias tus compromisos contigo mismo y con los demás. Y haces
esto para poderte relajar y disfrutar de tu tiempo libre sin tener nada más en
tu cabeza. Así pues, te sugiero que hagas esto todas las semanas, y no
anualmente, de manera que puedas trasladar esta especie de “vivir el momento” a
tu vida cotidiana.
5- Actuar
Si has capturado, clarificado,
organizado y reflexionado sobre todos tus compromisos actuales es el momento de
tomar decisiones sobre lo que hay que hacer. Imagina que es viernes a las
15.22, ¿cómo decides qué hacer en ese preciso instante? Puedes aplicar cuatro
criterios y por este orden: contexto, tiempo disponible, energía disponible y
prioridad.
Contexto. En cualquier momento, lo primero que hay que
considerar es qué podrías hacer, dónde estás y de qué herramientas dispones.
¿Tienes un teléfono? ¿Tienes acceso a la persona con la que tienes que hablar
personalmente sobre ciertos asuntos? ¿Estás en la tienda donde tienes que
comprar algo? Si no puedes realizar la acción porque no te encuentras en el
lugar adecuado o careces de las herramientas adecuadas, no te preocupes del
asunto.
Por esta razón suele ser
provechoso organizar tus recordatorios de acciones por entornos: Llamadas, En
casa, En el ordenador, Recados, Agenda con Joe, etcétera. Puesto que el
contexto es el primer criterio que interviene en la mejor decisión que puedes
tomar sobre las acciones, las listas ordenadas por entorno evitan
replanteamientos innecesarios sobre lo que hay que hacer.
Tiempo disponible. El segundo factor para decidir una acción es la
cantidad de tiempo del que dispones antes de que tengas que hacer otra cosa. Si
tu reunión empieza dentro de diez minutos, lo más probable es que selecciones
una acción de ejecución inmediata distinta a la que escogerías si tuvieras las
dos horas siguientes despejadas.
Energía disponible. Aunque ocasionalmente puedas aumentar tu nivel de
energía cambiando de contexto y desviando tu atención, eso solo lo puedes hacer
de manera limitada. El final de un día agotador probablemente no sea el mejor
momento para llamar a un posible cliente o abordar una cuestión delicada con tu
jefe. Quizá lo mejor fuera simplemente limpiar un cajón de tu mesa.
Mi consejo a este respecto es que
mantengas siempre un inventario de cosas que haya que hacer y que exijan una
escasa actividad mental o creativa, de manera que, cuando te encuentres en uno
de esos estados de bajón energético, las lleves a cabo.
Prioridad. En función de tu contexto, tiempo y energía
disponibles, ¿cuál, entre tus acciones pendientes de escoger, te reportará el
mayor beneficio? Estás en el despacho con un teléfono y un ordenador, dispones
de una hora y tu energía es de 7 en una escala de 10. ¿Deberías devolverle la
llamada a ese cliente, trabajar en la propuesta, procesar tus correos
electrónicos? Tu propia intuición te dará la respuesta.
Conclusión
No ser consciente de todo lo que
tienes que hacer se parece mucho a tener una tarjeta de crédito de la que
ignoras el saldo y el límite: es mucho más fácil quedarse en números rojos.
Pero cuando has adquirido las
habilidades y hábitos de procesar las entradas con rapidez en un sistema
definido con rigor hasta el punto de convertirse en tu propia “sala de
control”, se hace mucho más fácil confiar en las propias decisiones sobre lo
que hay que hacer en cada momento.
Cuando empiezas a hacer que ocurran
cosas, empiezas a creer que eres capaz de hacer que sucedan. Y eso es lo que
hace que sucedan las cosas.
Fin del
resumen
Biografía del autor
David
Allen es fundador de la David Allen Company,
además de consultor, profesor y autor de libros; es mundialmente reconocido
como una autoridad en el campo de la organización personal y la productividad.
Ha sido nombrado por Forbes como uno de los cinco mejores coaches
del mundo.
Entre sus obras publicadas
destacan Organízate con eficacia (Empresa Activa), mejor libro de
autoayuda de la década pasada según la revista Time, y Sé más eficaz
(Alienta).
Síntesis
Organízate con
eficacia
Es un libro que nos enseña una metodología para organizar de
manera eficaz todo aquello que nos demande atención, desde la situación más
insignificante hasta las tareas más relevantes en nuestra vida. Ello con el fin
de que, aunque multipliquemos nuestras cargas de trabajo, al sacar la “basura”
de nuestro cerebro nuestra mente permanezca limpia, tranquila y eficiente en
cada cosa que realicemos.
Es un
proceso en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente
de las cosas.
Los 5 pasos
1.
Capturar/Recopilar
En
nuestro diario vivir constantemente nos topamos con asuntos, tareas,
situaciones que requieren de nuestra atención. Todas estas cosas son asuntos
que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo
que hay que hacer.
Para
gestionar este inventario de ciclos abiertos de manera adecuada, tienes que
capturarlo en “contenedores” que guarden los temas en suspenso hasta que tengas
un rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase
del método, Capturar, te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en
otra parte que no sea tu cabeza.
Se pueden
utilizar diversos tipos de herramientas (contenedores), tanto de alta
tecnología como de tecnología poco avanzada, para recoger todos tus asuntos
pendientes. Todas las herramientas sirven por igual como bandejas de entrada
que capturan información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral
o personal.
Deberás
recopilar todas las cosas que posiblemente estén ocupando un espacio en
tu cabeza. Además, debes tener tantas
bandejas de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder
arreglártelas.
Lo que no
debes hacer es dejarte atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir
esto o aquello. La clarificación (fase 2 del método) requiere una actitud
diferente que la captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El
objetivo del proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa
posible, de modo que estés debidamente protegido y con “las líneas de combate”
dispuestas.
2. Clarificar
En la fase de Clarificar son tres las preguntas que
tienes que hacerte en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto,
correo de voz, informe, página de notas de reuniones, tarea o ideas propias que
se cruzan en tu camino.
1.
¿Qué es
este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?
Es Importante para no acumular basura y cerrar
ciclos.
2. ¿Requiere alguna acción concreta? Si, o No.
No. Si la respuesta es no, se abren tres
posibilidades:
-
Es basura
y ya no es necesario (Basura).
-
No
requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (Algún
día/Tal vez).
-
Es
información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).
Estas tres categorías pueden
gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en la fase de “Organizar”. Por el
momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de “Suprimir” para
la basura, un calendario o archivo de “seguimiento” para el material que se
esté incubando (Algún día/Tal vez) y un buen sistema de archivo para guardar la
información de referencia.
Sí. Sí la respuesta es sí, estás en disposición de
plantearte la tercera cuestión de la fase de “clarificar”: ¿cuál es la
siguiente acción?
Sobre cada elemento que requiere
una acción hay que determinar dos aspectos:
-
¿Es un
proyecto o un resultado al que te has comprometido?
-
La
siguiente acción que implica un asunto concreto, ¿te llevará realizarla más o
menos de dos minutos?
Si se trata de un proyecto tienes
que capturar ese resultado en una lista denominada “proyectos”. Ese será el
primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté
terminado.
Si no se trata de un proyecto hay
tres posibilidades:
-
Hacerla.
Si realizar una acción supone menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto
se defina.
-
Delegarla.
Si la acción dura más de dos minutos, pregúntate: “¿Soy la persona adecuada
para hacer esto?”. Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
-
Diferirla.
Si la acción se prolonga más de dos minutos y eres la persona adecuada para
hacerla, tendrás que diferir su ejecución y seguirle la pista en una o más
listas de “Acciones siguientes”.
Como ves, a la hora de clasificar
todos tus asuntos se te plantean ocho posibilidades. En la tercera fase del método,
Organizar, aprenderás a cómo organizar cada una de estas posibilidades.
3. ¿Cuál es la siguiente acción?
Si contestas de forma adecuada
estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal,
ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una
gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o
hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.
Estas tres preguntas las puedes
ver reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de decisiones:
3.
Organizar
La tercera fase del método,
Organizar, deriva de la de clarificación. Como respuesta a cada una de las
preguntas de la fase anterior hemos visto que hay ocho posibilidades o
categorías distintas de recordatorios y materiales:
1. Basura.
2. Incubar:
una lista de Algún día/Tal vez: Cosas con
las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses.
3.
Material de referencia.
Si requiere acción: Si la acción siguiente se puede hacer en menos de dos minutos, ¡Hazla ahora!
4. Lista de
proyectos.
5.
Listas de verificación.
Delegarlo
6.
Una lista de “en espera”.
Diferirlo
7.
Calendario de acciones e información.
8.
Listas de acciones siguientes.
Juntas,
estas ocho categorías conforman tu sistema para organizar todo lo que esté en
tu bandeja de entrada o se le pueda agregar en el futuro. Es importante señalar
que cada una de estas ocho categorías debe tener algún tipo de contenedor
físico o digital, como una lista.
Una “lista”, hace referencia
concretamente a algún conjunto de recordatorios revisables, los cuales podrían
ser hojas de una agenda, en algún programa informático o incluso unas carpetas
que contengan las distintas hojas de papel de cada asunto.
4.
Reflexionar
El
propósito de todo este método de gestión del flujo de trabajo no es el de dejar
que tu cerebro se relaje sin más, sino antes bien permitirle que sea libre de
experimentar una actividad más elegante, productiva y creativa.
A través de la Revisión
semanal tienes que revisar tu sistema regularmente, reflexionar sobre sus
contenidos y mantenerlo actualizado y funcional, todo ello condiciones
indispensables para alcanzar ese estado de claridad y estabilidad. La Revisión
semanal es la llave maestra para mantener ese patrón de tranquilidad y
eficiencia.
5.
Actuar
Después de tener todo organizado
y claro, debes empezar a actuar. ¿Cómo decides qué hacer en ese preciso
instante? Puedes aplicar cuatro criterios y por este orden: contexto, tiempo
disponible, energía disponible y prioridad.
 |
| Mapa Mental |
No hay comentarios.:
Publicar un comentario